Σε αυτή την ενότητα θα προσπαθήσω να μεταφέρω την εμπειρία μου από τις κυριότερες επαγγελματικές εκθέσεις στις οποίες έχω συμμετάσχει, την προετοιμασία που χρειάζονται, τις απαιτήσεις που έχουν κατά τη διάρκεια καθώς και δράσεις που απαιτούνται μετά από αυτές. Τέλος ακολουθεί ένα μικρό προφίλ των σημαντικότερων εκθέσεων είτε αφορά τον τουρισμό είτε τα προϊόντα.

fotokeimenou2-w800Η συμμετοχή μιας επιχείρησης σε επαγγελματική έκθεση αποτελεί μια σημαντική επένδυση με υπολογίσιμο κόστος αλλά και αρκετά ανταποδοτικά οφέλη. Κάθε επιχείρηση που αποφασίζει να συμμετάσχει σε μια επαγγελματική έκθεση πρέπει να είναι προετοιμασμένη σε επίπεδο προϊόντος, παραγωγής, marketing, όταν θα αποφασίσει να εκτεθεί στην μεγάλη αγορά των εκθέσεων. Οι επαγγελματικές εκθέσεις αφορούν κυρίως τον τουρισμό, τα προϊόντα και τις επενδύσεις και απευθύνονται σε μεγάλες επιχειρήσεις ή διαμεσολαβητές (τουριστικούς πράκτορες, εισαγωγείς, εξαγωγείς, κτλ). Ακόμη και μια επιχείρηση μικρή μπορεί να συμμετάσχει ως επισκέπτης ή σε μια ομαδική συμμετοχή (ΟΤΑ κτλ) για να την εμπειρία, την δημιουργία γνώσης (νέα προϊόντα, ανταγωνιστές) και την αντίληψη της αγοράς. Αξίζει να σημειωθεί ότι μια έκθεση για να αποδώσει κατά μέσω όρο χρειάζεται 3 χρόνια και μια σύναψη συνεργασίας μπορεί να διατηρηθεί για μια επιχείρηση για αρκετές δεκαετίες. Όσο πιο προετοιμασμένη είναι μια επιχείρηση, (πριν, κατά τη διάρκεια, μετά την έκθεση) τόσο πιο μεγιστοποιημένα θα είναι τα αποτελέσματα και τα ανταποδοτικά οφέλη για αυτήν. Δεν πρέπει να φοβίζει μια επιχείρηση ο ανταγωνισμός αλλά να υπολογίζει ότι υπάρχει ένας μεγάλος κόσμος εκεί έξω που αναζητά νέες επαγγελματικές συνεργασίες, νέα προϊόντα, νέους προορισμούς.

fotokeimenou6-w800Για την συμμετοχή και την επιλογή της έκθεσης που θα συμμετάσχει η κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει απαντήσει σε ζητούμενα, όπως το κοινό στο οποίο στοχεύει, κάθε πότε και για πόσο διάστημα αξιοποιούνται οι εκθέσεις για επικοινωνία µε κοινό – στόχους, τις προτάσεις που πρέπει να γίνουν για τη διασφάλιση των πλεονεκτημάτων έναντι του ανταγωνισμού, το περιεχόμενο της επικοινωνίας, τον προσδιορισµό στρατηγικών επαφών στις μεγάλες εκθέσεις, την ανάπτυξη μηχανισμού απόκρισης, τον προσδιορισµό και την ιεράρχηση παράλληλων δράσεων, καθώς και την ανάπτυξη παράλληλων ενεργειών για την ενίσχυση της δημοσιότητας μετά από κάθε έκθεση.

Ο αριθμός των εκθέσεων στις οποίες θα συμμετάσχει μια επιχείρηση πρέπει να προσδιορίζεται και σε συσχέτιση με τους εθνικούς φορείς εξωστρέφειας τον Ελληνικό Οργανισμό Τουρισμού και την Enterprise Greece (για προϊόντα και επενδύσεις) καθώς και της αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας κάθε έκθεσης. Ενώ σχεδιασμό και συμμετοχή σε εκθέσεις αναλαμβάνουν και ιδιωτικοί φορείς.

Στο πλαίσιο συμμετοχής σε μια έκθεση η κάθε επιχείρηση πρέπει να υπολογίζει τα παρακάτω κόστη:

  1. Ενοικίαση Χώρου (το κόστος κυμαίνετε περίπου στα 500 ευρώ/ τμ για τις μεγάλες εκθέσεις)
  2. Κατασκευή και Διακόσμηση του Περιπτέρου σε περίπτωση που το κατασκευάσει μόνη της
  3. Δαπάνες Λειτουργίας Περιπτέρου (ρεύμα, καθαριότητα, άτομα για διανομή φυλλαδίων, κεράσματα)
  4. Σχεδιασμός και οργάνωση παράλληλων εκδηλώσεων κατά τη διάρκεια των εκθέσεων (μικρές γαστρονομικές εκδηλώσεις, συνέντευξη τύπου σε επιλεγμένους προσκεκλημένους δημοσιογράφους)
  5. Ολοκληρωμένο brand και ταυτότητα της επιχείρησης
  6. Εκτύπωση ειδικών φυλλαδίων και άτομα που θα υποβοηθήσουν την συμμετοχή

Συγκεντρωτικά ο σχεδιασμός θα πρέπει να περιλαμβάνει:

  • Αναλυτικό προγραμματισμό επαφών και οργάνωση παράλληλων εκδηλώσεων για κάθε μία από τις εκθέσεις στις οποίες προτίθεται να συμμετάσχει.
  • Εντοπισμό των ομάδωνστόχων κάθε συμμετοχής (συγκεκριμένοι εισαγωγείς, τουριστικοί διάμεσοι, κλπ).
  • Σχεδιασμό και οργάνωση του προωθητικού υλικού, το οποίο θα διανέμεται σε κάθε εκδήλωση.
  • Αναλυτική πρόβλεψη του κόστους της κάθε εκδήλωσης.

fotokeimenou4-w800Οι διεθνείς εκθέσεις αποτελούν εργαλείο προώθησης και προβολής του brand και όχι μονοσήμαντα, έναν τόπο διανομής φυλλαδίων. Έμφαση πρέπει να δοθεί στην προώθηση και παρουσίαση με σύγχρονο καινοτόμο τρόπο της κάθε επιχείρησης που θα συμμετάσχει. Προτείνεται, ως εκ τούτου, η ύπαρξη οθόνης, υπολογιστών ή ipad στο περίπτερο, όπου θα γίνεται επιτόπου επίδειξη του δικτυακού τόπου, ενώ θα προτρέπεται ο ενδιαφερόμενος να εγγραφεί ως χρήστης προκειμένου να λαμβάνει τα newsletter και όλες τις νέες πληροφορίες.

Η αποστολή πρέπει να απαρτίζεται από εξειδικευμένο προσωπικό, το οποίο θα γνωρίζει άπταιστα τη γλώσσα της χώρας όπου θα λαμβάνει μέρος η έκθεση.

Πριν την έκθεση

fotokeimenou5-w800Η επιχείρηση πρέπει να προβεί στο σχεδιασμό ενός πλήρους προγράμματος επαφών κατά τη διάρκεια των εκθέσεων τουλάχιστον ένα εξάμηνο πριν την έκθεση χρησιμοποιώντας τις ειδικές πλατφόρμες της κάθε έκθεσης για ραντεβού. Επίσης καλό θα είναι για την μεγιστοποίηση των ραντεβού σε μια έκθεση να γίνεται αποστολή προσωπικών email σε επαγγελματίες της συγκεκριμένης αγοράς (email μπορούν να βρουν από το διαδίκτυο, τοπικά επιμελητήρια, ιδιώτες, Γραφεία ΟΕΥ Υπουργείου Εξωτερικού, Οικονομικούς Ακολούθους χωρών του εξωτερικού, Γραφεία Ε.Ο.Τ εξωτερικού κτλ). Πολλές επιχειρήσεις δημιουργούν λίστες με email και στέλνουν μαζικά μηνύματα με αποτέλεσμα οι πιο σοβαρές επιχειρήσεις να μην τους απαντούν. Κάθε επαφή για ραντεβού πρέπει να είναι προσωποποιημένη με το κατάλληλο τμήμα που ασχολείται με τις πωλήσεις και το οποίο συμμετέχει στις εκθέσεις κάτι το οποίο απαιτεί έρευνα (τηλέφωνα, επικοινωνία). Αρκετοί διενεργούν μίνι διαγωνισμούς στο περίπτερο για την προσέλκυση επισκεπτών αλλά καμιά φορά κλείνουν ραντεβού άτομα με άλλα κίνητρα και όχι επαγγελματικά.

Κατά τη διάρκεια της έκθεσης

fotokeimenou3-w800Δυο συνεργάτες πρέπει να βρίσκονται στο περίπτερο και να διενεργούν τα σημαντικά ραντεβού, και ένα βοηθητικό προσωπικό για την διανομή φυλλαδίων, τη λήψη επαγγελματικών καρτών, τα κεράσματα και τον καθαρισμό του περιπτέρου. Οι συνεργάτες που θα διενεργούν τα προκαθορισμένα ραντεβού αποτελούν την εικόνα της επιχείρησης. Πρέπει να είναι σοβαροί, καλά ντυμένοι, και κυρίως να γνωρίζουν τα θέματα της επιχείρησης. Μια κουβέντα σε μια έκθεση μπορεί να οδηγήσει σε επαγγελματική συνεργασία που θα συμβάλλει σημαντικά στη βιωσιμότητα της επιχείρησης για πολλά χρόνια. Ο επισκέπτης στο περίπτερο πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν το φιλοξενούμενο μας ένα κέρασμα με τοπικά προϊόντα και η δημιουργία μιας άνετης ατμόσφαιρας είναι προς τη σωστή κατεύθυνση. Στην έκθεση πρέπει να έχουμε έτοιμα σχεδιασμένα πακέτα τα οποία θα αφορούν τι πουλάμε και πόσο, να είμαστε συγκεκριμένοι στο τι προσφέρουμε και να έχουμε τη δυνατότητα με ευελιξία ώστε να προσαρμοζόμαστε στις ανάγκες της αγοράς. Αν δεν γνωρίζουμε κάτι δεν βιαζόμαστε να απαντήσουμε αλλά ενημερώνουμε ότι θα έχουμε απάντηση σύντομα κάτι το οποίο και κάνουμε. Δεν χρειάζεται πάντα ντύσιμο με κουστούμι, μια ομοιόμορφη στολή (μια μπλούζα με το brand της επιχείρησης) δημιουργεί πάντα θετική εντύπωση. Το άτομα που θα διανέμει τα φυλλάδια της επιχείρησης είναι επίσης η εικόνα μας, είναι σημαντικό σε κάθε από κάθε άτομο που σταματά έστω να δοκιμάσει ένα κέρασμα να του δώσει ένα φυλλάδιο και να πάρει την επαγγελματική του κάρτα. Η συλλογή επαγγελματικών καρτών είναι χρυσός. Ένας επίσης σημαντικό συνεργάτης θα διενεργεί τα ραντεβού στο χώρο των επιχειρήσεων που δεν μπορούν να έρθουν και οι οποίες διαθέτουν περίπτερο. Πρόκειται κυρίως για μεγάλες επιχειρήσεις (Tour Operators, εισαγωγείς, Super Market) οι οποίοι κάνουν εκατοντάδες ραντεβού και με κάποιο τρόπο πρέπει να τους κεντρίσεις το ενδιαφέρον. Το καλύτερο εργαλείο αποτελεί πάντα ο επαγγελματισμός και η σωστή προετοιμασία, να γνωρίζεις την επιχείρηση με την οποία έχεις ραντεβού και τι συγκεκριμένο ζητάς από αυτήν. Πέραν των προγραμματισμένων ραντεβού η ομάδα που θα μετακινείτε στην έκθεση πρέπει να πάει και μαζικά να επισκεφθεί την αίθουσα (Hall) που βρίσκονται μαζεμένες συνήθως οι επιχειρήσεις που τους ενδιαφέρουν (εισαγωγείς, tour operator) και μαζικά να ανταλλάξουν επαγγελματικές κάρτες με όσες περισσότερες μπορούν.

Καλό θα είναι η επιχείρηση να διαθέτει ένα μπλοκ ή ηλεκτρονική εφαρμογή όπου θα αρχειοθετεί τις επαγγελματικές κάρτες με σχόλια για το τι επιθυμεί το κάθε ραντεβού. Αρκετοί φωτογραφίζουν τα άτομα του ραντεβού, τις επαγγελματικές κάρτες και γράφουν σχόλια  στις φωτό στα αιτήματα.

Μετά την έκθεση

Όσο σημαντική είναι η προετοιμασία κατά τις προηγούμενες δύο φάσεις εξίσου σημαντική είναι και οι δράσεις με το πέρας των εκθέσεων. Εδώ η κάθε επιχείρηση πρέπει να κάνει μια αρχειοθέτηση και σοβαρή αξιολόγηση των επαφών που έκανε ξεχωρίζοντας τα αιτήματα τους. Με σειρά προτεραιότητας άμεσα απο την επιστροφή θα ξεκινήσει τις επαφές και την απάντηση στα αιτήματα που δέχθηκε στις εκθέσεις (αποστολή προσφοράς, δειγμάτων, κτλ). Μ τους πιο σημαντικούς πελάτες είναι επιτακτική η τηλεφωνική επαφή. Σε κάθε περίπτωση η αποστολή ενός ευχαριστήριου email για το ραντεβού και τον χρόνο που αφιέρωσαν είναι προ τη σωστή κατεύθυνση. Επίσης θα πρέπει να υπάρχει μια μηναία email καμπάνια όπου θα αποστέλλονται οι δραστηριότητες της εταιρίας σε όλες τις επαγγελματικές επαφές αλλά και τις επαφές στην κάθε έκθεση.

Στις εκθέσεις χρειάζεται ένα ελαφρύ φαγητό, και καλά παπούτσια μιας και αποτελούν πολύωρες και κουραστικές διαδικασίες με αρκετή ορθοστασία.